Änderungen in den HR-Prozessen zum Jahreswechsel 2025/2026

EU-Entgelttransparenzrichtlinie
Mit der EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz müssen Unternehmen bis Juni 2026 geschlechtsneutrale und objektive Entgeltkriterien nachweisen und regelmäßig über Entgeltstrukturen berichten. Arbeitnehmende haben Anspruch, die durchschnittliche Entgelthöhe von vergleichbar Beschäftigten zu erfahren.

To Do’s: Einführung moderner Stellenbewertungsverfahren mit klaren Funktionskriterien, Prüfung vorhandener Gehaltsdaten auf Gleichbehandlung, Information der Mitarbeitenden über Kriterien, Aufbau eines internen Reportings und offene Kommunikation über Gehaltsspannen im Recruitingprozess.

Öffentliche Aufträge nur noch für tariftreue Unternehmen
Das neue Tariftreuegesetz soll sicherstellen, dass Unternehmen bei öffentlichen Aufträgen ab einem Auftragsvolumen von 50.000 Euro nur berücksichtigt werden, wenn sie ihren Beschäftigten bestimmte tarifliche Arbeitsbedingungen gewähren. Es betrifft insbesondere tarifintensive Branchen und erstreckt sich auch auf Subunternehmen. Hinweis: Unternehmen, die Aufträge für den Bund übernehmen, müssen künftig eine Tariftreueerklärung abgeben; bei Verstößen drohen Ausschluss von weiteren Aufträgen und Vertragsstrafen.

To Do’s: Bei Bedarf (wenn öffentliche Aufträge geplant sind) bestehende Arbeitsverträge und Entgeltstrukturen auf Tarifkonformität prüfen und Nachweise dokumentieren, Personalkosten für künftige Aufträge neu kalkulieren; bereits eingeleitete Vergabeverfahren und laufende Aufträge bleiben unberührt.

Dienstwagen
Bei Überlassung eines Dienstwagens muss die Fahrerlaubnis künftig nur noch einmalig zu Beginn der Überlassung vorgelegt werden; das Gesetzgebungsverfahren ist noch nicht abgeschlossen, die Regelung tritt nach Verkündung in Kraft.

To Do’s: Ergänzung der Dienstwagen-Überlassungsverträge um einen entsprechenden Passus sowie rechtssichere Erstellung und Archivierung von Überlassungsverträgen wie Kfz-Nutzungsvereinbarungen.

Neue ELStAM ab 2026 und private Krankenversicherung
Ab 2026 erfolgt ein Datenaustausch zwischen privaten Kranken- und Pflegeversicherungen, Finanzverwaltung und Arbeitgebern, wofür zwei neue ELStAM eingeführt werden. Die Daten werden elektronisch bereitgestellt, Papierbescheinigungen entfallen grundsätzlich, mit Übergangsregelung bis 2027 bei technischen Problemen.

Steuerfreie Aktivrente und Befristung von Rentner:innen
Ab 2026 sollen befristete Arbeitsverträge mit Rentner:innen nach Erreichen der Regelaltersgrenze ohne besonderen Sachgrund erleichtert werden, unter Beachtung von Obergrenzen. Im Rahmen des Aktivrentengesetzes ist eine steuerfreie Aktivrente von bis zu 2.000 Euro monatlich geplant. Dies gilt aber nur ab einem Alter von 67 Jahren.

Mindestlohnanpassungen 2026 und 2027
Zum 1.1.2026 steigt der gesetzliche Mindestlohn auf 13,90 Euro brutto pro Stunde, wodurch sich die Geringfügigkeitsgrenze für Minijobs auf 603 Euro erhöht. Zum 1.1.2027 soll der Mindestlohn auf 14,60 Euro steigen, womit die Geringfügigkeitsgrenze auf voraussichtlich 633 Euro anwächst.

To Do’s: Betroffene Löhne identifizieren und rechtzeitig in der Lohnabrechnung anpassen, branchenspezifische Mindestlöhne beachten, Mitarbeitende und Führungskräfte informieren und bei Minijobs ggf. Arbeitsstunden anpassen.

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
Die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung ist im Arbeitszeitgesetz zwar noch nicht umgesetzt, aufgrund von EuGH-Vorgaben und BAG-Rechtsprechung besteht faktisch bereits eine Verpflichtung. Seit 1.1.2025 dürfen arbeitszeitrechtliche Bestimmungen digital zur Verfügung gestellt werden. Unternehmen ohne elektronisches System sollten eine transparente und vollständige digitale Arbeitszeiterfassung einführen, um rechtliche Streitigkeiten z. B. bei Entgeltfortzahlung und Überstunden zu vermeiden.

To Do’s: Geeignete Software oder App auswählen, System implementieren und in HR-Prozesse integrieren, Arbeitszeitmodelle und Richtlinien zur Erfassung überarbeiten, datenschutzkonforme Aufbewahrung sicherstellen.

Neuerungen zur europäischen KI-Verordnung (AI-Act)
Die europäische KI-Verordnung verlangt, dass genutzte KI-Systeme nach Risikoklassen eingeteilt und Hochrisiko-Systeme identifiziert werden, verbunden mit Transparenzpflichten und Verhaltenskodizes. Ab August 2026 werden die meisten Pflichten verbindlich, insbesondere für Hochrisiko-KI im HR-Bereich, etwa bei Auswahl und Überwachung von Beschäftigten. Unternehmen müssen Cybersicherheit, Dokumentation, Kennzeichnung von KI-Systemen und Informationspflichten gegenüber Beschäftigten sicherstellen.

To Do’s: KI-Systeme in Risikogruppen klassifizieren, interne Nutzungsbedingungen und Verhaltenskodizes festlegen, qualifizierte Aufsichtspersonen benennen, Risiko-Assessments durchführen, Arbeitnehmervertretungen einbeziehen, Prozesse transparent gestalten und Schulungen für HR und Führungskräfte organisieren.