Modifications des processus RH à la fin de l’année 2025/2026

Directive européenne sur la transparence salariale

Avec la directive européenne sur la transparence salariale, les entreprises doivent prouver d’ici juin 2026 qu’elles appliquent des critères de rémunération neutres et objectifs et rendre compte régulièrement de leurs structures salariales. Les employés ont le droit de connaître le salaire moyen des employés occupant des postes comparables.

À faire : introduction de procédures modernes d’évaluation des postes avec des critères fonctionnels clairs, vérification de l’égalité de traitement des données salariales existantes, information des employés sur les critères, mise en place d’un système de reporting interne et communication ouverte sur les fourchettes salariales dans le processus de recrutement.

Marchés publics réservés aux entreprises respectant les conventions collectives

La nouvelle loi sur le respect des conventions collectives vise à garantir que les entreprises ne soient prises en considération pour les marchés publics d’un montant supérieur à 50 000 euros que si elles accordent à leurs employés certaines conditions de travail prévues par les conventions collectives. Elle concerne en particulier les secteurs où les conventions collectives sont très répandues et s’étend également aux sous-traitants. Remarque : les entreprises qui acceptent des contrats pour le gouvernement fédéral devront à l’avenir fournir une déclaration de respect des conventions collectives ; en cas d’infraction, elles s’exposent à l’exclusion de futurs marchés et à des pénalités contractuelles.

À faire : si nécessaire (si des marchés publics sont prévus), vérifier la conformité des contrats de travail et des structures salariales existants avec les conventions collectives et documenter les preuves, recalculer les coûts de personnel pour les futurs marchés ; les procédures d’attribution déjà engagées et les marchés en cours ne sont pas concernés.

Voiture de fonction

En cas de mise à disposition d’une voiture de fonction, le permis de conduire ne devra désormais être présenté qu’une seule fois, au début de la mise à disposition ; la procédure législative n’est pas encore terminée, la réglementation entrera en vigueur après sa promulgation.

À faire : ajouter une clause correspondante aux contrats de mise à disposition de voitures de fonction et rédiger et archiver de manière juridiquement sûre les contrats de mise à disposition tels que les accords d’utilisation de véhicules.

Nouveaux ELStAM à partir de 2026 et assurance maladie privée

À partir de 2026, un échange de données aura lieu entre les assurances maladie et dépendance privées, l’administration fiscale et les employeurs, pour lequel deux nouveaux ELStAM seront introduits. Les données seront fournies par voie électronique, les certificats papier seront supprimés, avec une disposition transitoire jusqu’en 2027 en cas de problèmes techniques.

Retraite active exonérée d’impôt et limitation de la durée des contrats des retraités

À partir de 2026, les contrats de travail à durée déterminée avec des retraités après avoir atteint l’âge normal de la retraite seront facilités sans raison particulière, dans le respect des limites maximales. Dans le cadre de la loi sur la retraite active, une retraite active exonérée d’impôt pouvant atteindre 2 000 euros par mois est prévue. Toutefois, cela ne s’applique qu’à partir de 67 ans.

Ajustements du salaire minimum en 2026 et 2027

Au 1er janvier 2026, le salaire minimum légal passera à 13,90 euros bruts par heure, ce qui portera le seuil de minime importance pour les mini-jobs à 603 euros. Au 1er janvier 2027, le salaire minimum devrait passer à 14,60 euros, ce qui portera le seuil de minime importance à 633 euros selon les prévisions.

À faire : identifier les salaires concernés et les ajuster en temps utile dans les fiches de paie, respecter les salaires minimums spécifiques à chaque secteur, informer les employés et les cadres et, le cas échéant, ajuster les heures de travail pour les mini-jobs.

Obligation d’enregistrement du temps de travail

L’obligation d’enregistrement électronique du temps de travail n’est pas encore mise en œuvre dans la loi sur le temps de travail, mais elle existe déjà de facto en raison des exigences de la CJUE et de la jurisprudence de la Cour fédérale du travail. Depuis le 1er janvier 2025, les dispositions relatives au temps de travail peuvent être mises à disposition sous forme numérique. Les entreprises qui ne disposent pas d’un système électronique devraient mettre en place un système numérique transparent et complet d’enregistrement du temps de travail afin d’éviter les litiges juridiques, par exemple en matière de maintien du salaire et d’heures supplémentaires.

À faire : choisir un logiciel ou une application approprié(e), mettre en place le système et l’intégrer dans les processus RH, réviser les modèles de temps de travail et les directives d’enregistrement, garantir un stockage conforme à la protection des données.

Nouveautés concernant le règlement européen sur l’IA (AI-Act)

Le règlement européen sur l’IA exige que les systèmes d’IA utilisés soient classés par catégories de risque et que les systèmes à haut risque soient identifiés, ce qui s’accompagne d’obligations de transparence et de codes de conduite. À partir d’août 2026, la plupart des obligations deviendront contraignantes, en particulier pour l’IA à haut risque dans le domaine des ressources humaines, par exemple pour la sélection et la surveillance des employés. Les entreprises doivent garantir la cybersécurité, la documentation, l’étiquetage des systèmes d’IA et les obligations d’information envers les employés.

À faire : classer les systèmes d’IA en groupes de risque, définir des conditions d’utilisation internes et des codes de conduite, désigner des superviseurs qualifiés, effectuer des évaluations des risques, impliquer les représentants des employés, rendre les processus transparents et organiser des formations pour les RH et les cadres.