Quatrième loi sur l’allègement de la bureaucratie

La quatrième loi sur l’allègement de la bureaucratie (Bürokratieentlastungsgesetz – BEG IV) a été adoptée par le Bundestag le 26 septembre 2024. Le Bundesrat a approuvé la loi le 18 octobre 2024. Le 29 octobre 2024, elle a été publiée dans la partie I du Bundesgesetzblatt. La loi sur l’allègement de la bureaucratie IV entre désormais en vigueur – à quelques exceptions près – le 01.01.2025.

La loi a pour objectif de soulager l’économie de 944 millions d’euros par an et de simplifier les procédures administratives en Allemagne. Elle comprend 74 articles au total et fait partie d’une initiative plus large du gouvernement fédéral visant à réduire la bureaucratie et à promouvoir la croissance économique. La loi BEG IV vise notamment à simplifier la forme écrite des contrats de travail, à raccourcir les délais de conservation, à alléger les obligations en matière de TVA et à mettre à disposition les avis d’imposition sous forme numérique.

La loi BEG IV regroupe une série de mesures individuelles qui peuvent être classées selon les axes suivants :

– Droit du travail (1.)

– Réduction des délais de conservation des pièces comptables en droit commercial et fiscal (2.)

– Mesures de promotion de la numérisation (3.)

– Réduction des obligations de déclaration et d’information (4.)

– projets de simplification et d’accélération administratives (5.)

– autres allégements, notamment la suppression de certaines dispositions superflues.

Voici quelques-unes des mesures les plus importantes pour les entreprises :

1. Droit du travail

Numérisation et transmission des contrats de travail

Les contrats de travail ne doivent plus obligatoirement être conclus par écrit. La loi BEG IV facilite le respect des exigences de forme de la loi sur la documentation en droit de travail (NachwG). La preuve des conditions essentielles du contrat peut désormais être fournie sous forme de texte, ce qui permet la transmission électronique. Concrètement, cela signifie qu’à l’avenir, les conditions de travail essentielles au sens de l’article 2 de la NachwG pourront être rédigées sous forme de texte et transmises au travailleur par voie électronique.

Cela ne vaut toutefois que si

• le document soit accessible au travailleur,
• puisse être enregistré et imprimé et que
• l’employeur demande au travailleur, en même temps que la transmission, de fournir une preuve de réception.

Pour la transmission des conditions de travail essentielles, il faut donc utiliser un support auquel le travailleur a accès. Il convient de noter que la transmission doit être faite individuellement à chaque travailleur.

La nouvelle loi renforce considérablement la base juridique de l’utilisation des signatures électroniques dans les contrats de travail. Les signatures électroniques sont désormais assimilées aux signatures manuscrites, à condition qu’elles soient conformes aux normes européennes relatives aux signatures électroniques qualifiées. Cela signifie que les contrats signés numériquement ont la même valeur juridique que les documents signés de manière traditionnelle.

Simplification des modifications contractuelles : Les modifications des conditions essentielles du contrat pourront également être convenues à l’avenir sous forme de texte, ce qui augmentera la flexibilité.

Simplification des certificats : Les employeurs auront la possibilité d’établir des certificats sous forme de texte dans le cadre des rapports de service et de travail. L’accord de l’employé est toutefois nécessaire.

Accords sur les limites d’âge : Les accords sur les limites d’âge dans les contrats de travail pourront désormais être valablement conclus sous forme de texte, au lieu d’exiger comme auparavant la forme écrite ou une signature électronique qualifiée.

Qu’est-ce qui reste comme avant ?

Les prescriptions de forme assouplies de l’article 2 de la NachwG ne s’appliquent toutefois pas sans restriction : D’une part, le travailleur peut toujours exiger que les conditions de travail lui soient remises sous forme écrite (§ 2, al. 1, p. 3 NachwG nouvelle version). Dans ce cas, l’employeur doit immédiatement mettre les conditions de travail à la disposition du travailleur. Si, malgré la demande du travailleur, l’employeur ne fournit pas la preuve écrite, ne la fournit pas intégralement ou ne la fournit pas en temps voulu, il s’agit d’une infraction administrative (article 4, paragraphe 1, n° 2 NachwG nouvelle version).

Les contrats à durée déterminée restent écrits : l’exigence de la forme écrite est maintenue pour les contrats de travail à durée déterminée. Si un contrat de travail contient, outre les conditions de travail au sens de la NachwG, une clause de limitation dans le temps, il est urgent de veiller à la forme écrite.

Restrictions et exceptions : Certaines branches/secteurs économiques (p. ex. construction, restauration, expédition) sont exemptés de certains allégements afin d’éviter d’éventuelles difficultés de preuve. D’autre part, ces nouvelles exigences formelles ne s’appliquent pas aux entreprises actives dans un secteur ou une branche économique particulièrement touché(e) par le travail au noir (p. ex. le secteur de la construction et de la restauration). Dans ce cas, les conditions de travail doivent continuer à être mises à disposition sous forme écrite.

2. Droit fiscal et commercial : réduction des délais de conservation des pièces comptables

Jusqu’à présent, les pièces comptables doivent en principe être conservées pendant 10 ans. La loi BEG IV prévoit de réduire le délai de conservation de ces justificatifs à 8 ans (article 147 alinéa 3 AO (Code des impôts allemand), article 257 alinéa 4 HGB (Code de commerce allemand). Cet allègement s’applique à tous les documents dont le délai de conservation n’a pas encore expiré le jour suivant la promulgation de la BEG IV.

Le délai de conservation des factures en matière de taxe sur le chiffre d’affaires prévu à l’article 14b, paragraphe 1, première phrase UStG (loi allemande sur la TVA) est également adapté au nouveau délai. Conformément au § 27 alinéa 40 (nouveau) UStG, l’allègement est également effectif pour les factures déjà émises et reçues – la réduction du délai s’applique donc déjà si, le jour de l’entrée en vigueur de la loi, l’ancien délai de 10 ans n’avait pas encore expiré.

Il existe toutefois une réglementation spéciale pour les personnes ou les sociétés soumises à la surveillance de l’Office fédéral de surveillance des services financiers. Dans ce cas, le raccourcissement des délais de conservation ne s’applique qu’avec un décalage d’un an.

3. Mesures de promotion de la numérisation

Publication des avis d’imposition

Le cadre juridique de la notification des avis d’imposition par la mise à disposition de données à la demande est fondamentalement modernisé. Conformément à la nouvelle version de l’article 122a, paragraphe 1, première phrase, du Code allemand des impôts (AO), les actes administratifs peuvent être notifiés à l’intéressé (ou à la personne mandatée par lui) en les mettant à disposition pour consultation conformément à l’article 87a, paragraphe 8 AO. La nouvelle réglementation applicable à partir du 1.1.2026 renonce à la nécessité du consentement du destinataire de l’acte administratif et est remplacée par une solution d’opposition.

Modifications dans le BGB (code civil allemand)

La loi BEG IV contient encore de nombreuses modifications qui, soit tiennent compte de la numérisation des faits déjà réalisée, soit doivent faire avancer les projets de numérisation. La transformation numérique doit ici être mise en œuvre notamment par la suppression des exigences de forme écrite ou par leur abaissement à la forme de texte selon le § 126b BGB. En effet, la forme écrite exige la signature manuscrite sur papier et provoque ainsi des ruptures de médias dans les processus numérisés.

Modifications de la loi sur le conseil fiscal (StBerG)

En outre, comme c’est déjà le cas pour la déclaration selon l’article 3a, paragraphe 2, phrase 1 de la StBerG en cas d’assistance temporaire et occasionnelle en matière fiscale, l’exigence de droit public de la forme écrite pour les déclarations de modification selon l’article 3a, paragraphe 4 de la StBerG sera à l’avenir complétée par la possibilité d’une communication électronique (à partir du premier jour du trimestre suivant la promulgation de la loi).

Une base de données centrale des procurations (« Vollmachtsdatenbank ») permettra, à partir du 1er janvier 2028, aux employeurs de ne plus devoir établir de nombreuses procurations écrites à leurs conseillers fiscaux pour les différentes institutions de sécurité sociale. À l’avenir, il suffira d’une procuration générale qui sera enregistrée électroniquement dans la base de données des procurations et qui pourra être consultée par toutes les institutions de sécurité sociale (article 85a, paragraphe 2, points 12 et 13 de la StBerG, article 105a du SGB IV (code de la sécurité sociale).

Forme de texte dans d’autres lois

Sont également concernées, entre autres, les modifications du code des experts-comptables (WPO), du code de commerce allemand (HGB), du code fédéral des avocats (BRAO), de la loi sur la transformation des sociétés (UmwG), de la loi sur les sociétés anonymes (AktG) et de la loi sur les sociétés à responsabilité limitée (GmbHG).

4. Réduction des obligations de déclaration et d’information

Modifications de la loi sur la TVA

Le relèvement des seuils de l’article 18, paragraphes 2 et 2a USTG de 7 500 euros à 9 000 euros de chiffre d’affaires par année civile, applicable à partir du 1er janvier 2025, devrait permettre de réduire le nombre de déclarations préalables de TVA à déposer. Si la valeur seuil n’est pas dépassée, la déclaration préalable de TVA ne doit être déposée que trimestriellement.

Le relèvement du seuil de minimis pour le régime de la marge de 500 EUR à 750 EUR dans l’article 25a, paragraphe 4 UStG (à partir du 1er janvier 2025) doit apporter des allègements lors de la détermination de la base d’imposition en matière de TVA. Selon cette disposition, un revendeur peut, de manière simplifiée, établir la base d’imposition en fonction de la différence totale entre tous les achats et toutes les ventes effectués au cours d’une période d’imposition, à condition que le prix d’achat ne dépasse pas le seuil de minimis.

5. Projets de simplification et d’accélération administratives

Documentation des prix de transfert et matrice des transactions

La nouvelle réglementation des obligations d’enregistrement des prix de transfert à l’article 90, paragraphes 3 et 4 de l’AO doit permettre d’alléger la charge de travail des entreprises, car il ne sera plus nécessaire d’établir et de présenter automatiquement tous les documents relatifs aux prix de transfert après la notification de l’ordre de contrôle. Le § 90 al. 3 AO sera restructuré à partir du 1.1.2025 et les différentes obligations d’enregistrement (matrice des transactions, documentation des faits et documentation de l’adéquation) seront subdivisées numériquement. La nouvelle composante essentielle des enregistrements de l’article 90 alinéa 3 phrase 2 n° 1 AO est une matrice de transaction qui doit être spécifiée plus précisément dans l’ordonnance sur les enregistrements de régularisation des bénéfices (« Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung ») et qui est déjà partiellement utilisée dans la pratique des contrôles fiscaux.

Certificats d’exonération

La durée de validité des attestations d’exonération de l’impôt sur les revenus du capital et de la retenue à la source pour les personnes soumises à une obligation fiscale limitée sera prolongée de trois à cinq ans (à partir de l’année fiscale 2024).

Pouvoir des notaires lors de la création d’entreprises

La loi BEG IV précise que les notaires qui authentifient ou certifient des déclarations en rapport avec la création d’une entreprise sont habilités à faire des notifications, des communications et des demandes en rapport avec la création pour les parties concernées.