Czwarta ustawa o odciążeniu biurokracji
Czwarta ustawa o odciążeniu biurokracji (BEG IV) została odrzucona przez Bundestag 26 września 2024 roku. Bundesrat zatwierdził ustawę 18 października 2024 roku. Ustawa została opublikowana w Federalnym Dzienniku Ustaw część I w dniu 29 października 2024 r. Ustawa IV o redukcji biurokracji wejdzie w życie 1 stycznia 2025 r. – z kilkoma wyjątkami.
Ustawa ma na celu odciążenie gospodarki o 944 mln euro rocznie i uproszczenie procesów administracyjnych w Niemczech. Obejmuje ona łącznie 74 artykułów i jest częścią szerszej inicjatywy niemieckiego rządu mającej na celu ograniczenie biurokracji i promowanie wzrostu gospodarczego. BEG IV ma na celu między innymi uproszczenie pisemnej formy umów o pracę, skrócenie okresów przechowywania, uproszczenie obowiązków związanych z podatkiem VAT i udostępnienie decyzji podatkowych w formie cyfrowej.
BEG IV łączy w sobie szereg indywidualnych środków, które można sklasyfikować w następujących kluczowych obszarach:
– Prawo pracy (I.)
– Skrócenie okresów przechowywania dokumentów księgowych w prawie handlowym i podatkowym (II.)
– Środki promujące cyfryzację (III.)
– Ograniczenie obowiązków sprawozdawczych i informacyjnych (IV.)
– Projekty upraszczające i przyspieszające administrację (V.)
– Dalsze uproszczenia, w szczególności anulowanie zbędnych przepisów.
Poniżej przedstawiono niektóre z najważniejszych środków dla przedsiębiorstw:
1. Prawo pracy
Digitalizacja i przekazywanie umów o pracę
Umowy o pracę nie muszą być już zawierane pisemnie. BEG IV ułatwia spełnienie wymogów formalnych NachwG. W przyszłości dowód zawarcia istotnych warunków umowy będzie mógł być przedstawiony w formie tekstowej, co umożliwi jego elektroniczną transmisję. Konkretnie oznacza to, że w przyszłości istotne warunki zatrudnienia w rozumieniu § 2 NachwG mogą być sporządzane w formie tekstowej i przekazywane pracownikowi drogą elektroniczną.
Ma to jednak zastosowanie tylko wtedy, gdy
- dokument jest dostępny dla pracownika
- może zostać zapisany i wydrukowany oraz
- pracodawca zażąda od pracownika potwierdzenia odbioru wraz z przekazaniem dokumentu.
Do przekazania istotnych warunków pracy należy zatem wykorzystać nośnik, do którego pracownik ma dostęp. Należy zauważyć, że przekazanie musi być dokonane indywidualnie dla danego pracownika.
Nowa ustawa znacząco wzmacnia podstawę prawną do stosowania podpisów elektronicznych w umowach o pracę. Podpisy elektroniczne są obecnie traktowane w taki sam sposób jak podpisy odręczne, pod warunkiem, że spełniają unijne normy dotyczące kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Oznacza to, że umowy podpisane cyfrowo mają taką samą moc prawną jak dokumenty podpisane tradycyjnie.
Uproszczenie wprowadzania zmian do umów: Zmiany istotnych postanowień umownych mogą być w przyszłości uzgadniane również w formie tekstowej, co zwiększa elastyczność.
Uproszczenie certyfikatów: Pracodawcy otrzymają możliwość wystawiania referencji w stosunkach służbowych i stosunkach pracy w formie tekstowej. Wymagana jest jednak zgoda pracownika.
Umowy dotyczące limitów wiekowych: W przyszłości porozumienia dotyczące limitów wiekowych w umowach o pracę będą mogły być zawierane w formie tekstowej ze skutkiem prawnym, zamiast – jak to było dotychczas – wymagać formy pisemnej lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Co pozostaje bez zmian?
Złagodzone wymogi formalne zawarte w § 2 NachwG nie obowiązują jednak bez ograniczeń: Z jednej strony pracownicy nadal mogą żądać, aby warunki zatrudnienia zostały im przekazane na piśmie (§ 2 ust. 1 zd. 3 NachwG z późn. zm.). W takim przypadku pracodawca musi niezwłocznie udostępnić pracownikowi warunki zatrudnienia. Jeśli pomimo żądania pracownika pracodawca nie dostarczy dowodu formy pisemnej lub nie zrobi tego w całości lub w terminie, stanowi to wykroczenie administracyjne (§ 4 ust. 1 nr 2 NachwG z późn. zm.).
Umowy na czas określony pozostają w formie pisemnej: Wymóg formy pisemnej pozostaje w mocy w przypadku umów o pracę na czas określony. Jeżeli umowa o pracę oprócz warunków zatrudnienia w rozumieniu NachwG zawiera również umowę na czas określony, forma pisemna jest obowiązkowa.
Ograniczenia i wyjątki: Niektóre branże/sektory gospodarki (np. budownictwo i gastronomia, spedycja) są zwolnione z pewnych uproszczeń w celu uniknięcia potencjalnych trudności w dostarczaniu dowodów. Z drugiej strony, te nowe wymogi formalne nie mają zastosowania do firm, które działają w sektorze gospodarczym lub branży, która jest szczególnie dotknięta pracą nierejestrowaną (np. branża budowlana i gastronomiczna). W tym przypadku warunki pracy muszą być nadal przedstawiane na piśmie.
2. Prawo podatkowe i handlowe: skrócenie okresów przechowywania dokumentów księgowych
Do tej pory dokumenty księgowe musiały być przechowywane przez 10 lat. BEG IV przewiduje skrócenie okresu przechowywania tych dokumentów do 8 lat (§ 147 ust. 3 AO, § 257 ust. 4 HGB). Skrócenie dotyczy wszystkich dokumentów, których okres przechowywania jeszcze nie upłynął w dniu następującym po ogłoszeniu BEG IV.
Okres przechowywania faktur VAT zgodnie z § 14b ust. 1 zdanie 1 UStG również zostanie dostosowany do nowego okresu. Zgodnie z art. 27 ust. 40 (nowej) UStG, zmiana obowiązuje również w przypadku faktur, które zostały już wystawione i otrzymane – skrócony termin ma zatem zastosowanie, jeżeli poprzedni 10-letni termin jeszcze nie upłynął w dniu wejścia w życie ustawy.
Istnieje jednak specjalna regulacja dla osób lub firm, które podlegają nadzorowi Federalnego Urzędu Nadzoru Finansowego. W tym przypadku skrócenie okresów przechowywania ma zastosowanie tylko z rocznym opóźnieniem.
3. Środki mające na celu promowanie cyfryzacji
Powiadomienie o decyzjach podatkowych
Ramy prawne dotyczące powiadamiania o decyzjach podatkowych poprzez udostępnianie ich do wyszukiwania danych zostaną zasadniczo zmodernizowane. Zgodnie z nową wersją § 122a ust. 1 zd. 1 AO, akty administracyjne mogą zostać podane do wiadomości zainteresowanej strony (lub osoby przez nią upoważnionej) poprzez udostępnienie ich do pobrania zgodnie z § 87a ust. 8 AO. Nowa regulacja obowiązująca od 1 stycznia 2026 r. rezygnuje z konieczności uzyskania zgody odbiorcy aktu administracyjnego i zastępuje ją rozwiązaniem w postaci sprzeciwu.
Zmiany w BGB
BEG IV zawiera również liczne zmiany, które albo uwzględniają cyfryzację spraw, która została już wdrożona, albo mają na celu przyspieszenie projektów cyfryzacyjnych. Transformacja cyfrowa ma zostać wdrożona w szczególności poprzez zniesienie wymogów dotyczących formy pisemnej lub obniżenie ich do formy tekstowej zgodnie z § 126b BGB. Wynika to z faktu, że forma pisemna wymaga odręcznego podpisu na papierze, a zatem powoduje zakłócenia mediów w procesach cyfrowych.
Zmiany w ustawie o doradztwie podatkowym
Ponadto, podobnie jak ma to już miejsce w przypadku zgłoszeń zgodnie z § 3a ust. 2 zdanie 1 StBerG w przypadku tymczasowej i okazjonalnej pomocy w sprawach podatkowych, wymóg formy pisemnej dla zgłoszeń zmian zgodnie z § 3a ust. 4 StBerG zostanie w przyszłości uzupełniony o możliwość zgłoszenia elektronicznego (od pierwszego dnia kwartału następującego po ogłoszeniu ustawy).
Od 1 stycznia 2028 r. centralna baza danych pełnomocnictw umożliwi pracodawcom rezygnację z konieczności udzielania doradcom podatkowym licznych pisemnych pełnomocnictw dla odpowiednich instytucji zabezpieczenia społecznego. W przyszłości wystarczające będzie jedno ogólne pełnomocnictwo, które może być wprowadzone elektronicznie do bazy danych pełnomocnictw i pobierane przez wszystkie instytucje zabezpieczenia społecznego (§ 85a (2) nr 12, 13 StBerG, § 105a SGB IV).
Forma tekstu w innych ustawach
Dotyczy to również zmian w kodeksie biegłych rewidentów, niemieckim kodeksie handlowym, federalnym kodeksie prawniczym, ustawie o reorganizacji, ustawie o spółkach akcyjnych i ustawie o spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością.
4. Ograniczenie obowiązków sprawozdawczych i informacyjnych
Zmiany w ustawie o podatku od towarów i usług
Podwyższenie progów w § 18 ust. 2, 2a UStG z 7.500 EUR do 9.000 EUR obrotu w roku kalendarzowym, które będzie obowiązywać od 1 stycznia 2025 r., ma na celu zmniejszenie liczby składanych zaliczkowych deklaracji VAT. Jeśli wartość progowa nie zostanie przekroczona, zaliczkową deklarację VAT należy składać tylko raz na kwartał.
Podwyższenie progu dla opodatkowania w systemie marży z 500 EUR do 750 EUR zgodnie z § 25a (4) UStG (od 1 stycznia 2025 r.) ma na celu zapewnienie ulgi przy ustalaniu podstawy opodatkowania VAT. Zgodnie z tym przepisem odsprzedawca może uprościć podstawę opodatkowania, obliczając całkowitą różnicę między wszystkimi zakupami i sprzedażą dokonanymi w okresie rozliczeniowym, pod warunkiem że cena zakupu nie przekracza określonego limitu.
5. Projekty upraszczające i przyspieszające administrację
Dokumentacja cen transferowych i matryca transakcji
Nowa regulacja obowiązków w zakresie prowadzenia dokumentacji cen transferowych zgodnie z § 90 (3) i (4) AO ma na celu zmniejszenie obciążenia przedsiębiorstw, ponieważ wszystkie dokumenty dotyczące cen transferowych nie muszą być już przygotowywane i automatycznie przekazywane po wydaniu polecenia kontroli. § 90 (3) AO zostanie zrestrukturyzowana od dnia 1 stycznia 2025 r., a poszczególne obowiązki w zakresie prowadzenia dokumentacji (matryca transakcji, dokumentacja faktyczna i dokumentacja adekwatności) zostaną podzielone numerycznie. Istotnym nowym elementem ewidencji w § 90 ust. 3 zdanie 2 nr 1 AO jest matryca transakcji, która ma zostać bardziej szczegółowo określona w rozporządzeniu w sprawie ewidencji odroczenia zysków i jest już częściowo wykorzystywana w praktyce kontroli podatkowej.
Zaświadczenia o zwolnieniu
Okres ważności zaświadczeń o zwolnieniu z podatku od zysków kapitałowych i podatku u źródła dla podatników o ograniczonym obowiązku podatkowym zostanie wydłużony z trzech do pięciu lat (od roku podatkowego 2024).
Upoważnienie notariuszy do zakładania spółek
BEG IV wyjaśnia, że notariusze, którzy poświadczają notarialnie lub poświadczają oświadczenia w związku z utworzeniem spółki, są upoważnieni do dokonywania powiadomień, udzielania informacji i składania wniosków w związku z utworzeniem w imieniu zaangażowanych stron.