Przepisy dotyczące małych firm – zmiany krajowe i europejskie

Od 1 stycznia 2025 r. zmienią się warunki uzyskania statusu małego przedsiębiorstwa VAT w Niemczech. Ponadto po raz pierwszy pojawi się transgraniczne opodatkowanie małych przedsiębiorstw w Unii Europejskiej (rozporządzenie EU-CSR).

1. Nowe przepisy dla małych przedsiębiorstw w Niemczech (od 1 stycznia 2025 r.)

Poprzednie przepisy dotyczące małych przedsiębiorstw (do 31 grudnia 2024 r.): Do przełomu roku 2024 / 2025 podatek VAT nie był pobierany od sprzedaży krajowej przez krajowych właścicieli małych firm. Aby skorzystać z tej ulgi, obrót za poprzedni rok nie mógł przekroczyć limitu 22 000 euro, a całkowity obrót za bieżący rok nie mógł przekroczyć 50 000 euro. Były to limity brutto. W przypadku wyboru statusu małego przedsiębiorstwa, w zamian nie można było skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego.

• Od 2025 r. status małej firmy będzie obowiązywał, jeśli całkowity obrót firmy w poprzednim roku kalendarzowym nie przekroczył 25 000 euro (wcześniej 22 000 euro), a w bieżącym roku do momentu, gdy całkowity obrót przekroczy limit 100 000 euro.
• Oznacza to, że w przypadku przekroczenia limitu obrotów w wysokości 100.000 euro następuje natychmiastowe przejście (w trakcie roku) z opodatkowania małych firm na opodatkowanie standardowe.
• W przeciwieństwie do poprzednich przepisów (limit brutto), nowe limity obrotów są limitami netto.
• Ponadto nie rezygnuje się już z pobierania podatku VAT; zamiast tego sprzedaż jest zwolniona z podatku VAT (bez prawa do odliczenia podatku naliczonego).
• Zwolnienie z VAT oznacza, że małe firmy nie muszą wystawiać e-faktur (EN 16931) . Faktury mogą być nadal wysyłane do kontrahentów w formie papierowej lub w innym formacie elektronicznym (np. PDF) – tj. tzw. „inna faktura” w rozumieniu ustawy o VAT.
• Szczególne wymogi dotyczące fakturowania dla małych firm:

-Pełna nazwa i pełny adres przedsiębiorcy świadczącego usługę oraz odbiorcy usługi.

-Numer podatkowy, numer identyfikacyjny VAT lub numer identyfikacyjny małego przedsiębiorstwa dostawcy.

-Data wystawienia faktury.

-Ilość i rodzaj (standardowy opis handlowy) dostarczonych towarów lub zakres i rodzaj innej usługi.

-Wynagrodzenie w jednej kwocie z adnotacją, że dostawa lub inna usługa podlega zwolnieniu z podatku dla małych przedsiębiorstw (§ 19 UStG).

-Nota kredytowa” (tylko jeśli faktura jest wystawiona przez odbiorcę lub osobę trzecią upoważnioną przez odbiorcę zgodnie z § 14 ust. 2 zdanie 5 UStG).

-Faktura musi zawierać odniesienie do zwolnienia podatkowego, np. „Ta transakcja jest zwolniona z podatku VAT zgodnie z § 19 UStG”.

• Uwaga: Obowiązek otrzymywania e-faktur w nowym formacie elektronicznym obowiązuje również małe przedsiębiorstwa.

• Małe firmy nie są już zobowiązane do składania zaliczkowych deklaracji VAT i rocznych deklaracji podatkowych, ale mogą zostać o to poproszone przez organy podatkowe.
• Zakładając firmę, wszyscy „nowi przedsiębiorcy” zaczynają jako mali przedsiębiorcy. Jednak właściciele małych firm / start-upów mogą (tak jak poprzednio) zrezygnować z opodatkowania małych firm, na przykład w portalu Elster organów podatkowych z kwestionariuszem rejestracji podatkowej. Jednak decyzja na korzyść standardowego opodatkowania i przeciwko zastosowaniu statusu małej firmy jest wiążąca przez 5 lat kalendarzowych.

2. Zastosowanie wytycznych UE w sprawie regulacji dotyczących małych przedsiębiorstw

Na przełomie roku 2024/2025 Niemcy wdrożą dalsze wymogi UE dotyczące regulacji małych przedsiębiorstw. Nowością jest to, że firmy będą mogły korzystać z krajowych przepisów dotyczących małych przedsiębiorstw odpowiednich państw członkowskich UE pod pewnymi warunkami.

Roczna ustawa podatkowa z 2024 r. transponuje nowe wymogi prawa UE w zakresie przepisów dotyczących małych przedsiębiorstw do prawa niemieckiego. Wcześniej firmy mogły korzystać z przepisów dotyczących małych przedsiębiorstw (§ 19 UStG) tylko w swoim własnym państwie członkowskim. Jeśli chciały działać na arenie międzynarodowej, musiały radzić sobie ze złożonymi problemami i kwestiami związanymi z podatkiem VAT za granicą. Nowe europejskie rozporządzenie w sprawie małych przedsiębiorstw (rozporządzenie UE-KU) ma to uprościć. Niemieckie firmy mogą teraz korzystać z przepisów dotyczących małych przedsiębiorstw w innych państwach członkowskich pod pewnymi warunkami, a w zamian firmy z innych państw członkowskich również stosują niemieckie przepisy.

Grupa docelowa: W Niemczech procedura jest skierowana do przedsiębiorców, którzy mają siedzibę w Niemczech i świadczą transgraniczne dostawy lub usługi na rzecz przedsiębiorców lub osób prywatnych w innych państwach członkowskich UE, w których nie mają siedziby. Od 2025 r. niemieckie małe przedsiębiorstwa będą mogły wybrać, czy chcą stosować lokalne przepisy dotyczące małych przedsiębiorstw w odniesieniu do transakcji zagranicznych w UE. Istnieją trzy limity obrotów w tym zakresie:

– limit unijny w wysokości 100 000 euro (nie więcej niż 100 000 euro całkowitego rocznego obrotu w UE zarówno w poprzednim roku kalendarzowym, jak i w bieżącym roku kalendarzowym),

– limit krajowy w Niemczech i

– odpowiedni limit krajowy drugiego kraju UE (maks. 85 000 EUR).

Komisja Europejska utworzyła już wstępny portal informacyjny na temat nowych unijnych przepisów dotyczących podatku VAT. Dalsze wyjaśnienia dotyczące stosowania ogólnounijnych przepisów można znaleźć tutaj: VAT rules for small businesses – SME regulation – European Commission (Portal jest w trakcie budowy i zawiera jedynie wstępne informacje i wytyczne, głównie w języku angielskim. W nadchodzących tygodniach portal zostanie uzupełniony o informacje na temat krajowych przepisów dotyczących MŚP w poszczególnych państwach członkowskich i zapewni dostęp do symulatora).

Rejestracja i wyrejestrowanie w Niemczech dla systemu EU-CU

Jeśli niemiecka firma zamierza skorzystać z programu dla małych przedsiębiorstw w innym państwie członkowskim UE, musi najpierw złożyć elektroniczny wniosek do Federalnego Centralnego Urzędu Podatkowego (portal internetowy BZSt) o udział w unijnym programie dla MŚP i otrzymać w zamian numer identyfikacyjny MŚP.

Podczas procesu składania wniosku firmy mogą zarówno zarejestrować się w systemie VAT UE, jak i wybrać państwa członkowskie UE, w których ma być stosowany system krajowy.

Nowa procedura rejestracji ułatwia transgraniczne korzystanie z programu dla małych przedsiębiorstw:

• Wniosek składany elektronicznie za pośrednictwem BZSt.
• Kwartalne raporty o obrotach: W ciągu miesiąca od zakończenia kwartału.
• Monitorowanie poprzez wymianę danych między państwami członkowskimi.
• Terminy: Każde przekroczenie granicy musi zostać zgłoszone w ciągu 15 dni roboczych.

Firmy z siedzibą poza UE (kraje trzecie) są nadal wyłączone z rozporządzenia dotyczącego małych przedsiębiorstw. Jednak firmy posiadające stałe zakłady w UE mogą korzystać z programu, jeśli centralna administracja znajduje się w państwie członkowskim UE.

3. Praktyczne wskazówki dla zainteresowanych firm

• Firmy, które wcześniej korzystały z przepisów dotyczących małych przedsiębiorstw, powinny sprawdzić, czy nowe limity obrotów mogą być przestrzegane. W przypadku start-upów obowiązują następujące zasady: W pierwszym roku obowiązuje limit obrotów w wysokości 25 000 EUR.
• Należy regularnie sprawdzać swoje obroty, aby zapewnić zgodność z limitami.
• Możliwe jest dobrowolne wybranie standardowego opodatkowania, jeśli jest to korzystne ekonomicznie.
• Dowiedz się o wymaganiach w państwach członkowskich UE, w których prowadzisz działalność.
• Upewnij się, że w odpowiednim czasie weźmiesz udział w procedurze zgłoszenia, jeśli planujesz sprzedaż transgraniczną.