Zmiany w procesach HR na przełomie lat 2025/2026

Dyrektywa UE w sprawie przejrzystości wynagrodzeń

Zgodnie z dyrektywą UE w sprawie przejrzystości wynagrodzeń przedsiębiorstwa muszą do czerwca 2026 r. wykazać się obiektywnymi kryteriami wynagradzania, neutralnymi pod względem płci, oraz regularnie składać sprawozdania dotyczące struktur wynagrodzeń. Pracownicy mają prawo do informacji o średnim wynagrodzeniu pracowników na podobnych stanowiskach.

Zadania do wykonania: Wprowadzenie nowoczesnych procedur oceny stanowisk pracy z jasnymi kryteriami funkcjonalnymi, sprawdzenie istniejących danych dotyczących wynagrodzeń pod kątem równego traktowania, poinformowanie pracowników o kryteriach, stworzenie wewnętrznego systemu raportowania i otwarta komunikacja na temat widełek płacowych w procesie rekrutacji.

Zamówienia publiczne tylko dla przedsiębiorstw przestrzegających układów zbiorowych

Nowa ustawa o przestrzeganiu układów zbiorowych ma na celu zapewnienie, że przedsiębiorstwa będą brane pod uwagę przy zamówieniach publicznych o wartości powyżej 50 000 euro tylko wtedy, gdy zapewnią swoim pracownikom określone warunki pracy wynikające z układów zbiorowych. Dotyczy to w szczególności branż, w których powszechnie stosuje się układy zbiorowe, i obejmuje również podwykonawców. Uwaga: przedsiębiorstwa, które przyjmują zamówienia dla rządu federalnego, będą musiały w przyszłości składać oświadczenie o przestrzeganiu układów zbiorowych; w przypadku naruszeń grozi wykluczenie z dalszych zamówień i kary umowne.

Zadania do wykonania: w razie potrzeby (jeśli planowane są zamówienia publiczne) sprawdzić zgodność istniejących umów o pracę i struktur wynagrodzeń z układami zbiorowymi i udokumentować dowody, ponownie obliczyć koszty osobowe dla przyszłych zamówień; już rozpoczęte procedury udzielania zamówień i bieżące zamówienia pozostają bez zmian.

Samochód służbowy

W przypadku udostępnienia samochodu służbowego prawo jazdy będzie musiało być w przyszłości przedstawiane tylko raz, na początku okresu udostępnienia; procedura legislacyjna nie została jeszcze zakończona, przepis wejdzie w życie po ogłoszeniu.

Zadania do wykonania: uzupełnienie umów o udostępnienie samochodu służbowego o odpowiedni zapis oraz sporządzenie i archiwizacja umów o udostępnienie, takich jak umowy o użytkowanie pojazdów, w sposób zgodny z prawem.

Nowe ELStAM od 2026 r. i prywatne ubezpieczenie zdrowotne

Od 2026 r. nastąpi wymiana danych między prywatnymi ubezpieczycielami zdrowotnymi i pielęgnacyjnymi, administracją finansową i pracodawcami, w związku z czym zostaną wprowadzone dwa nowe ELStAM. Dane będą udostępniane w formie elektronicznej, zasadniczo nie będą wymagane papierowe zaświadczenia, z przepisami przejściowymi do 2027 r. w przypadku problemów technicznych.

Nieopodatkowana emerytura aktywna i ograniczenie czasowe dla emerytów

Od 2026 r. umowy o pracę na czas określony z emerytami po osiągnięciu standardowego wieku emerytalnego mają być ułatwione bez szczególnego powodu, z uwzględnieniem limitów górnych. W ramach ustawy o emeryturach aktywnych planowana jest nieopodatkowana emerytura aktywna w wysokości do 2000 euro miesięcznie. Dotyczy to jednak tylko osób powyżej 67 roku życia.

Dostosowanie płacy minimalnej w 2026 i 2027 roku

Z dniem 1 stycznia 2026 r. ustawowa płaca minimalna wzrośnie do 13,90 euro brutto za godzinę, co spowoduje podwyższenie progu minimalnego wynagrodzenia dla osób wykonujących prace dorywcze do 603 euro. Z dniem 1 stycznia 2027 r. płaca minimalna ma wzrosnąć do 14,60 euro, co spowoduje wzrost progu minimalnego wynagrodzenia do prawdopodobnie 633 euro.

Zadania do wykonania: zidentyfikować wynagrodzenia, których dotyczy zmiana, i odpowiednio dostosować je w rozliczeniach płacowych, uwzględnić branżowe płace minimalne, poinformować pracowników i kadrę kierowniczą oraz w razie potrzeby dostosować godziny pracy w przypadku mini-prac.

Obowiązek rejestrowania czasu pracy

Obowiązek elektronicznego rejestrowania czasu pracy nie został jeszcze wdrożony w ustawie o czasie pracy, ale zgodnie z wytycznymi ETS i orzecznictwem BAG faktycznie już obowiązuje. Od 1 stycznia 2025 r. przepisy dotyczące czasu pracy mogą być udostępniane w formie cyfrowej. Przedsiębiorstwa nieposiadające systemu elektronicznego powinny wprowadzić przejrzystą i kompletną cyfrową rejestrację czasu pracy, aby uniknąć sporów prawnych, np. w zakresie kontynuacji wypłaty wynagrodzenia i nadgodzin.

Zadania do wykonania: Wybór odpowiedniego oprogramowania lub aplikacji, wdrożenie systemu i zintegrowanie go z procesami HR, zmiana modeli czasu pracy i wytycznych dotyczących rejestracji, zapewnienie przechowywania danych zgodnie z przepisami o ochronie danych.

Nowości dotyczące europejskiego rozporządzenia w sprawie sztucznej inteligencji (AI-Act)

Europejskie rozporządzenie w sprawie sztucznej inteligencji wymaga, aby stosowane systemy sztucznej inteligencji były podzielone na klasy ryzyka i aby zidentyfikowano systemy wysokiego ryzyka, co wiąże się z obowiązkami w zakresie przejrzystości i kodeksami postępowania. Od sierpnia 2026 r. większość obowiązków stanie się wiążąca, w szczególności w odniesieniu do sztucznej inteligencji wysokiego ryzyka w obszarze HR, np. w zakresie selekcji i monitorowania pracowników. Przedsiębiorstwa muszą zapewnić cyberbezpieczeństwo, dokumentację, oznakowanie systemów sztucznej inteligencji oraz obowiązki informacyjne wobec pracowników.

Zadania do wykonania: klasyfikacja systemów sztucznej inteligencji według grup ryzyka, ustalenie wewnętrznych warunków użytkowania i kodeksów postępowania, wyznaczenie wykwalifikowanych osób nadzorujących, przeprowadzenie oceny ryzyka, włączenie przedstawicieli pracowników, zapewnienie przejrzystości procesów oraz organizacja szkoleń dla działu kadr i kadry kierowniczej.