E-INWESTYCJE

Faktury elektroniczne będą w przyszłości obowiązkowe w sektorze B2B. Odpowiednie przepisy dotyczące podatku VAT są zawarte w ustawie o możliwościach rozwoju, która została opublikowana w Federalnym Dzienniku Ustaw w dniu 27 marca 2024 r.

Dzięki e-fakturze informacje o fakturze są przesyłane elektronicznie, odbierane automatycznie i dalej przetwarzane. Umożliwia to kompleksowe przetwarzanie cyfrowe od utworzenia faktury do zapłaty kwoty faktury.

W przeciwieństwie do faktury papierowej lub pliku graficznego, takiego jak PDF, e-faktura przedstawia treść faktury w postaci ustrukturyzowanego rekordu danych nadającego się do odczytu maszynowego. Zapewnia to możliwość odczytu faktur wystawionych w tej formie przez wystawcę faktury,

  • przesyłane elektronicznie,
  • odbierane elektronicznie
  • mogą być przetwarzane i wypłacane automatycznie

ZMIANY

Przede wszystkim należy przyzwyczaić się do nowych definicji pojęć (§ 14 ust. 1 zd. 2 i nast. nowej wersji niemieckiej ustawy o VAT). Od 1 stycznia 2025 r. rozróżnia się faktury elektroniczne (w uzasadnieniu do ustawy nazywane również e-fakturami) i inne faktury.

Faktura elektroniczna (§ 14 ust. 1 zdanie 3 UStG nowa wersja) to faktura, która jest wystawiana, przesyłana i otrzymywana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym i umożliwia przetwarzanie elektroniczne. Ustrukturyzowany format elektroniczny musi być zgodny z europejską normą dotyczącą fakturowania elektronicznego i listą odpowiednich składni zgodnie z dyrektywą 2014/55/UE (a zatem z normą CEN EN 16931).

W odstępstwie od projektu rządowego, ustrukturyzowany format elektroniczny faktury elektronicznej może być również uzgodniony między wystawcą faktury a odbiorcą faktury. Musi być jednak wówczas możliwe prawidłowe i kompletne wyodrębnienie informacji wymaganych zgodnie z UStG z faktury elektronicznej w uzgodnionym formacie do formatu, który odpowiada wyżej wymienionej normie europejskiej lub jest z nią interoperacyjny (§ 14 ust. 1 zdanie 6 nr 2 UStG nowa wersja).

Termin „inna faktura” obejmuje faktury papierowe, ale także faktury wysyłane w innym formacie elektronicznym. Faktura w formacie PDF wysłana pocztą elektroniczną nie będzie już zatem uznawana za fakturę elektroniczną od 2025 roku!

OBOWIĄZEK WYSTAWIANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ

Przedsiębiorcy są zasadniczo uprawnieni do wystawienia faktury, jeśli wykonują dostawę lub inną usługę. Jeśli świadczą taką usługę na rzecz innego przedsiębiorcy, są nawet zobowiązani do wystawienia faktury, jeśli transakcja nie jest zwolniona z podatku zgodnie z § 4 nr 8 – 29 UStG. Przedsiębiorcy mają 6 miesięcy (od daty wykonania usługi) na wystawienie faktury. Te podstawowe regulacje nie ulegną zmianie w ramach ustawy o możliwościach rozwoju, nawet jeśli tekst prawny zostanie zmieniony. Nowością jest natomiast obowiązek wystawiania faktur w formie elektronicznej (§ 14 ust. 2 zd. 2 nr 1 UStG z późn. zm.).

JEDNOSTKI OBJETE OBOWIZKIEM WYSTAWIANIA E-FAKTUR

Opisany powyżej obowiązek wystawienia faktury elektronicznej dotyczy wyłącznie dostaw między przedsiębiorstwami (B2B). Ponadto dostawca i odbiorca usługi muszą mieć siedzibę w Niemczech (lub na terytorium zgodnie z sekcją 1 (3) UStG).

Miejsce zamieszkania w Niemczech wymaga zarejestrowanej siedziby, zarządu lub stałego zakładu (zaangażowanego w odpowiedni obrót) w Niemczech; jeśli nie ma zarejestrowanej siedziby, wystarczające jest również miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu w Niemczech (sekcja 14 (2) zdanie 3 UStG nowa wersja). Rejestracja VAT w

Niemczech bez jednoczesnego miejsca zamieszkania nie miałyby zatem obowiązku wystawiania faktur w formie elektronicznej.

W takim przypadku prawnym obowiązek wystawiania faktur elektronicznych dotyczyłby również np. wynajmujących, którzy wynajmują nieruchomości innym przedsiębiorcom na zasadzie opodatkowania na podstawie opcji (§ 9 UStG). Dotychczas za fakturę mogła służyć np. umowa najmu.

HARMONOGRAM

Podstawowy obowiązek wystawiania faktur w formie elektronicznej zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2025 r. Z uwagi na spodziewane komplikacje wdrożenia dla firm, ustawodawca przewidział przepisy przejściowe (§ 27 (38) UStG nowa wersja (zgodnie z wynikiem mediacji z dnia 21 lutego 2024 r., poprzednio (39)) na lata 2025-2027.

Faktury papierowe mogą być nadal wysyłane w przypadku transakcji B2B przeprowadzonych w 2025 i 2026 roku do końca 2026 roku. Faktury elektroniczne, które nie są zgodne z nowym formatem, również pozostaną dopuszczalne w tym okresie, chociaż (tak jak poprzednio) wymagana jest zgoda odbiorcy faktury (§ 27 (38) nr 1 UStG nowa wersja).

Faktury papierowe mogą być nadal wysyłane w przypadku transakcji B2B przeprowadzonych w 2027 r. do końca 2027 r. Faktury elektroniczne, które nie są zgodne z nowym formatem, również pozostaną dopuszczalne w tym okresie; podobnie jak w 2025 i 2026 r. (patrz wyżej), wymagana jest do tego zgoda odbiorcy faktury; dodatkowym wymogiem jest jednak, aby wystawca faktury miał obrót z poprzedniego roku (całkowity obrót zgodnie z § 19 ust. 3 UStG) w wysokości maksymalnie 800 000 EUR (§ 27 ust. 38 nr 2 UStG w nowej wersji). Przedsiębiorcy, których obrót za poprzedni rok (2026) przekracza ten limit, nadal mają jednak możliwość wystawiania faktur, które są wystawiane za pomocą elektronicznej wymiany danych (procedura EDI).

Od 2028 r. zgodność z nowymi wymogami dotyczącymi e-faktur i ich przesyłania będzie obowiązkowa. Stworzy to również warunki wstępne dla systemu sprawozdawczości przewidzianego w umowie koalicyjnej i środków ViDA planowanych przez UE. W § 14 ust. 6 nowej wersji niemieckiej ustawy o VAT zawarto nowe upoważnienie dla Federalnego Ministerstwa Finansów, aby móc bardziej szczegółowo określić projekt ustrukturyzowanego formatu elektronicznego faktur elektronicznych w drodze rozporządzenia.

Procedura EDI może być nadal stosowana pod warunkiem, że informacje wymagane dla podatku VAT mogą być prawidłowo i w pełni wyodrębnione z formatu faktury używanego w taki sposób, że wynik odpowiada lub jest zgodny z normą CEN EN 16931.

Okres Faktura papierowa / faktura pdf Faktura elektroniczna
Od 01.01.2025 r.

do 31.12.2026 r.

 Dozwolone,

wyłącznie za zgodą odbiorcy faktury

 Dozwolone w tym.

Faktury elektroniczne w innych formatach (EDI), pod warunkiem, że odbiorca wyrazi na to zgodę.
Do 31.12.2027 Niedozwolone! Wyjątek:

jeżeli obrót wystawcy w roku poprzednim wyniósł < 800 tys. euro i za zgodą odbiorcy faktury

 Dozwolone w tym.

Faktury elektroniczne w innych formatach (EDI), jeśli odbiorca wyrazi na to zgodę

EDI jest dozwolone niezależnie od obrotów z poprzedniego roku
Od 01.01.2028 r. Niedozwolone Faktury elektroniczne są obowiązkowe

EDI jest dozwolone, jeśli system raportowania może być z nim obsługiwany, tak aby wynik odpowiadał lub był zgodny z normą CEN EN 16931.

ZASADY DLA ODBIORCY FAKTURY

Nowy obowiązek e-fakturowania będzie zasadniczo obowiązywał od 1 stycznia 2025 r. Niezależnie od tego, czy firma krajowa wystawia faktury elektroniczne zgodnie z nowymi wymogami w formacie ustrukturyzowanym (a zatem nie korzysta z wyżej wymienionych przepisów przejściowych), krajowi odbiorcy faktur biznesowych muszą zatem mieć możliwość otrzymywania faktur elektronicznych zgodnie z nowymi wymogami od 1 stycznia 2025 r.W przeciwieństwie do poprzedniej wersji, fakturowanie elektroniczne nie jest również powiązane ze zgodą odbiorcy faktury; jest ona wymagana tylko w przypadku faktur elektronicznych, które nie spełniają nowych wymogów lub w przypadkach, w których nie ma obowiązku fakturowania elektronicznego (np. w przypadku niektórych transakcji zwolnionych z podatku lub faktur o niskiej wartości).

W przypadku faktur dla konsumentów końcowych (B2C), ich zgoda pozostaje warunkiem wstępnym dla fakturowania elektronicznego.

W przyszłości przedsiębiorcy, którzy sami świadczą usługi zwolnione z podatku (np. wynajmujący mieszkania, lekarze) również muszą mieć możliwość otrzymywania i archiwizowania faktur elektronicznych w ustrukturyzowanym formacie.

Uwaga: BMF chciałby wesprzeć firmy bezpłatną ofertą tworzenia i wizualizacji faktur elektronicznych. Takie rozwiązanie jest obecnie analizowane i może zostać udostępnione wszystkim firmom przed 1 stycznia 2025 roku. Może to być szczególnie interesujące dla firm, które nie korzystają z oprogramowania do fakturowania elektronicznego (np. z DATEV lub lexoffice).

Nowe regulacje prawne nie zawierają żadnych specyfikacji dotyczących przesyłania faktur elektronicznych. Skrzynka e-mail powinna zatem początkowo wystarczyć do otrzymania faktury elektronicznej.

INNE REGULACJE / WYJĄTKI

Fakturowanie za pomocą noty kredytowej (= fakturowanie przez odbiorcę usługi) będzie nadal dozwolone, pod warunkiem, że zostało to wcześniej uzgodnione (jak poprzednio). Fakturowanie przez osoby trzecie w imieniu i na rachunek przedsiębiorcy jest również nadal możliwe.

E-faktura w powyższym znaczeniu nie jest obowiązkowa w każdym przypadku. Przykładowo, faktury opiewające na niewielkie kwoty (§ 33 UStDV) mogą być nadal przesyłane jako „inne faktury” w powyższym rozumieniu, np. w formie papierowej. To samo dotyczy biletów (§ 34 UStDV).

PERSPEKTYWY

Nie da się obejść elektronicznego fakturowania. Fakturowanie elektroniczne jest już obowiązkowe w zamówieniach publicznych, a coraz więcej firm w sektorze prywatnym oczekuje od swoich partnerów biznesowych możliwości otrzymywania i wysyłania faktur elektronicznych. W związku z tym rośnie presja na przejście na ten system, niezależnie od harmonogramu ustalonego przez przepisy krajowe lub unijne. Ponieważ czas i zasoby wymagane do przejścia na nowy system mogą być znaczne, w zależności od wielkości firmy i systemu, zaleca się szybkie wdrożenie odpowiednich struktur projektowych. Ułatwia to terminowe wdrożenie, gdy tylko szczegóły prawne i techniczne zostaną sfinalizowane.

Odroczenie środków ViDA jest również omawiane na szczeblu europejskim. Według doniesień, wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania wraz z systemem transgranicznej sprawozdawczości transakcyjnej, pierwotnie planowane na 2028 r., może zostać opóźnione o 2 – 4 lata.