Factures électroniques

Les factures électroniques seront obligatoires à l’avenir dans le secteur B2B. Les dispositions correspondantes en matière de TVA sont contenues dans la loi sur les opportunités de croissance, qui a été promulguée le 27 mars 2024 au Journal officiel.

Avec une e-facture, les informations de facturation sont transmises par voie électronique, reçues et traitées de manière automatisée. Cela permet un traitement numérique de bout en bout, de la création de la facture au paiement des montants facturés.

Contrairement à une facture papier ou à un fichier image tel que le PDF, une e-facture présente le contenu de la facture dans un ensemble structuré de données lisibles par une machine. Cela garantit que les factures émises sous cette forme par l’émetteur de factures, seront

– transmises par voie électronique,

– reçues par voie électronique

– et peuvent être traitées et payées de manière automatisée et sans rupture de médias.

MODIFICATIONS

Il faut tout d’abord s’habituer à de nouvelles définitions (§ 14 al. 1 phrase 2 et suivantes UStG n.F. (nouvelle loi sur la TVA). Une distinction sera faite à partir du 1.1.2025 entre les factures électroniques (également appelées e-factures dans l’exposé des motifs de la loi) et les autres factures.

Une facture électronique (§ 14 al. 1 phrase 3 UStG n. F.) est une facture qui est établie, transmise et reçue dans un format électronique structuré et qui permet un traitement électronique. Le format électronique structuré doit être conforme à la norme européenne relative à la facturation électronique et à la liste des syntaxes correspondantes conformément à la directive 2014/55/UE (et donc à la norme CEN EN 16931).

Contrairement au projet du gouvernement, le format électronique structuré de la facture électronique peut également être convenu entre l’émetteur et le destinataire de la facture. Toutefois, les informations requises par la loi sur la TVA doivent alors pouvoir être extraites correctement et intégralement de la facture électronique au format convenu dans un format conforme à la norme européenne susmentionnée ou interopérable avec celle-ci (article 14, paragraphe 1, phrase 6, point 2 UStG n.F.).

La notion d’autres factures englobe les factures papier, mais aussi les factures transmises dans un autre format électronique. Une facture PDF envoyée par e-mail ne sera donc plus considérée comme une facture électronique à partir de 2025 !

OBLIGATION DE FACTURATION ÉLECTRONIQUE

Les entrepreneurs sont en principe autorisés à émettre une facture lorsqu’ils effectuent une livraison ou une autre prestation. S’ils fournissent cette prestation à un autre entrepreneur, ils sont même tenus d’établir une facture si le chiffre d’affaires n’est pas exonéré en vertu de l’article 4, points 8 à 29 UStG. Les entrepreneurs disposent d’un délai de six mois (à compter de l’exécution de la prestation) pour établir la facture. La loi sur les opportunités de croissance ne change rien à ces règles de base, même si le texte de loi est adapté. Ce qui est nouveau, en revanche, c’est l’obligation de facturation électronique (article 14, paragraphe 2, phrase 2, n° 1 UStG n.F.).

PERSONNES CONCERNÉES

L’obligation d’émettre une facture électronique au sens susmentionné ne concerne que les prestations entre entrepreneurs (B2B). En outre, l’entrepreneur prestataire et le destinataire de la prestation doivent être établis sur le territoire national allemand (ou sur des territoires conformément à l’article 1, paragraphe 3 UStG).

L’établissement sur le territoire national allemand exige le siège, la direction ou un établissement stable (participant au chiffre d’affaires concerné) sur le territoire national ; s’il n’y a pas de siège, le domicile ou la résidence habituelle sur le territoire national suffisent également (article 14, paragraphe 2, phrase 3 UStG n.F.). Une immatriculation à la TVA en Allemagne sans résidence simultanée ne déclencherait donc pas d’obligation de facturation électronique.

Dans l’état actuel des choses, l’obligation d’établir des factures électroniques concernerait également à l’avenir, par exemple, les bailleurs qui louent à d’autres entrepreneurs de manière assujettie à la TVA au moyen d’une option (article 9 UStG). Jusqu’à présent, le contrat de location pouvait par exemple être utilisé comme facture.

CALENDRIER

L’obligation principale de la facturation électronique s’applique à partir du 1.1.2025. Compte tenu de la charge de mise en œuvre probablement élevée pour les entreprises, le législateur a prévu des dispositions transitoires (§ 27 al. 38 UStG n.F. (selon le résultat de la médiation du 21.2.2024, anciennement al. 39) pour les années 2025 à 2027.

Jusqu’à fin 2026, les factures papier peuvent continuer à être transmises pour les opérations B2B réalisées en 2025 et 2026. Les factures électroniques qui ne sont pas conformes au nouveau format restent également autorisées pendant cette période, mais l’accord du destinataire de la facture est requis (comme auparavant) (article 27, paragraphe 38, point 1 UStG n.F.).

Jusqu’à fin 2027, les factures papier peuvent continuer à être transmises pour les opérations B2B réalisées en 2027. Les factures électroniques qui ne sont pas conformes au nouveau format restent également autorisées pendant cette période ; comme en 2025 et 2026 (voir ci-dessus), l’accord du destinataire de la facture est nécessaire ; une condition supplémentaire est toutefois requise : l’émetteur de la facture doit avoir un chiffre d’affaires de l’année précédente (chiffre d’affaires total selon l’article 19, paragraphe 3 UStG) de 800 000 euros maximum (article 27, paragraphe 38, point 2 UStG n.F.). Les entrepreneurs dont le chiffre d’affaires de l’année précédente (2026) dépasse cette limite ont toutefois encore la possibilité d’émettre des factures transmises au moyen d’un échange électronique de données (procédure EDI).

À partir de 2028, les nouvelles exigences relatives aux e-factures et à leur transmission devront alors être impérativement respectées. Les conditions pour le système de déclaration prévu dans l’accord de coalition ou les mesures ViDA prévues par l’UE sont ainsi créées. Afin de pouvoir définir plus précisément la conception du format électronique structuré des factures électroniques par voie d’ordonnance, une nouvelle autorisation a été introduite dans l’article 14, paragraphe 6 UStG n.F. pour le Ministère des Finances (BMF).

La procédure EDI peut continuer à être utilisée, à condition que les informations requises pour la TVA puissent être extraites correctement et complètement du format de facture utilisé, de telle sorte que le résultat soit conforme à la norme CEN EN 16931 ou compatible avec celle-ci.

Période de temps	Facture papier /facture pdf	Facture électronique
à partir du 01.01.2025 jusqu’au 31.12.2026	Autorisées, uniquement avec l’accord du destinataire de la facture	Autorisé y compris. factures électroniques avec d’autres formats (EDI), si le destinataire donne son accord
jusqu’au 31.12.2027	Ne sont pas autorisées ! Exception à la règle : si les exposants ont un chiffre d’affaires de l’année précédente < 800 k€. et si le destinataire de la facture donne son accord	Autorisé, y compris factures électroniques avec d’autres formats (EDI), si le destinataire donne son accord L’EDI est autorisé indépendamment du chiffre d’affaires de l’année précédente.
à partir du 01.01.2028	Ne sont plus autorisées	Les factures électroniques sont obligatoires. L’EDI est autorisé s’il permet de servir le système de déclaration, de sorte que le résultat soit conforme à la norme CEN EN 16931 ou compatible avec celle-ci.

RÈGLES POUR LE DESTINATAIRE DE LA FACTURE

La nouvelle obligation de facturation électronique s’applique en principe à partir du 1er janvier 2025. Indépendamment du fait qu’une entreprise nationale établisse ou non des factures électroniques en tant qu’émetteur de factures conformément aux nouvelles exigences dans le format structuré (et qu’elle ne fasse donc pas appel aux dispositions transitoires susmentionnées), les destinataires de factures d’entreprises nationales doivent donc être en mesure de recevoir des factures électroniques conformes aux nouvelles prescriptions dès le 1er janvier 2025. Contrairement à ce qui était le cas jusqu’à présent, la facturation électronique n’est pas non plus liée à l’accord du destinataire de la facture ; celui-ci n’est plus nécessaire que pour les factures électroniques qui ne sont pas conformes aux nouvelles directives ou dans les cas où il n’y a pas d’obligation de facturation électronique (par exemple pour certaines opérations exonérées d’impôt ou pour les factures de faible montant).

Pour les factures adressées aux consommateurs finaux (B2C), leur accord reste une condition préalable à la facturation électronique.

Les entrepreneurs qui ne fournissent eux-mêmes que des prestations exonérées d’impôt (p. ex. bailleurs de logements, médecins) devront également être en mesure à l’avenir de recevoir et d’archiver des factures électroniques au format structuré.

Remarque : le BMF souhaite soutenir les entreprises en leur proposant une offre gratuite pour la création et la visualisation des factures électroniques. Une telle solution est actuellement à l’étude et devrait, le cas échéant, être mise à la disposition de toutes les entreprises avant le 1er janvier 2025. Cela pourrait être particulièrement intéressant pour les entreprises qui n’utilisent pas de logiciel de facturation électronique (par ex. de DATEV ou lexoffice).

La nouvelle réglementation légale ne contient pas de directives sur le mode de transmission des factures électroniques. Dans un premier temps, une boîte aux lettres électronique devrait donc suffire pour recevoir une facture électronique.

AUTRES RÈGLES / EXCEPTIONS

La facturation par note de crédit (= facturation par le destinataire de la prestation) continuera d’être autorisée, à condition que cela ait été convenu au préalable (comme jusqu’à présent). La facturation par un tiers au nom et pour le compte de l’entrepreneur restera également possible.

L’e-facture au sens susmentionné n’est pas obligatoire dans tous les cas. Ainsi, les factures de faible montant (§ 33 UStDV) peuvent toujours être transmises en tant qu' »autres factures » au sens précité, c’est-à-dire par exemple sous forme papier. Il en va de même pour les titres de transport (§ 34 UStDV).

PERSPECTIVES

La facturation électronique est devenue incontournable. Dans le secteur des marchés publics, les factures électroniques sont déjà obligatoires et dans le secteur privé également, de plus en plus d’entreprises attendent de leurs partenaires commerciaux qu’ils soient en mesure de recevoir et d’envoyer des factures électroniques. Dans ce contexte, la pression pour le passage à la facturation électronique augmente, indépendamment du calendrier de la législation nationale ou européenne. Étant donné que le temps et les ressources nécessaires à la conversion peuvent être considérables en fonction de la taille de l’entreprise et de l’environnement système, il est recommandé de mettre en place rapidement les structures de projet correspondantes. Cela facilite une mise en œuvre dans les délais, dès que les détails juridiques et techniques sont définitivement fixés.

Au niveau européen, on discute également d’un report des mesures ViDA. D’après les informations recueillies, l’introduction d’une e-facture obligatoire combinée à un système de déclaration transfrontalier transactionnel, initialement prévue pour 2028, pourrait être retardée de 2 à 4 ans.