Kiedy polscy pracodawcy muszą płacić podatek od wynagrodzeń za swoich pracowników w Niemczech?

Dla wielu zagranicznych a w tym polskich pracodawców, którzy delegują pracowników do Niemiec, pojawia się kwestia konsekwencji podatkowych w zakresie podatku od wynagrodzeń w Niemczech. Oprócz obowiązków polskich pracodawców (I) należy również wziąć pod uwagę obowiązki pracowników (II).

I. Pracodawca

W przypadku dochodów pracowników z pracy najemnej, podatek dochodowy jest pobierany poprzez potrącenie z wynagrodzenia poprzez pracodawcᶒ (tzw. „wage tax”). Dotyczy to tylko sytuacji, gdy wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę, który ma w Niemczech miejsce zamieszkania, miejsce stałego pobytu, zarząd, siedzibę, stały zakład lub stałego przedstawiciela w rozumieniu §§ 8 do 13 ordynacji podatkowej (AO). W tym przypadku jest on w Niemczech uważany za pracodawcę krajowego (§ 38 EStG). Zgodnie z § 42 EstG tako  pracodawca jest zobowiązany m.in. do odprowadzania podatku od wynagrodzeń, który musi pobierać i odprowadzać do właściwego urzędu skarbowego w Niemczech.

Polski pracodawca jest zatem zobowiązany do pobierania podatku od wynagrodzeń tylko wtedy, gdy prowadzi w Niemczech zakład podatkowy (Stałe miejsce prowadzenia działalności) lub posiada stałego przedstawiciela. W takich przypadkach jest on uznawany w Niemczech za pracodawcę krajowego.

Zakład (Stałe miejsce prowadzenia działalności) / Stałe przedstawicielstwo

Zakład podatkowy to każde stałe miejsce prowadzenia działalności lub instalacja służąca działalności przedsiębiorstwa. Jest to określone w § 12 13 ordynacji podatkowej (AO) lub w art. 5 umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z dalszą enumeracją stałych zakładów. Ponadto należy uwzględnić prace budowlane i montażowe, jeżeli ich czas trwania przekracza 12 miesięcy.

Stałym przedstawicielem w rozumieniu  w art. 5 (5) umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (§ 13 AO) może być również pracownik zamieszkały w Niemczech, który jest zatrudniony przez zagranicznego pracodawcę i na jego rzecz pozyskuje zlecenia, zawiera umowy lub pośredniczy w ich zawieraniu. Może to być np. pracownik działu sprzedaży w Niemczech. Decydującym czynnikiem jest zakres działalności, który musi być zbadany w każdym indywidualnym przypadku.

Jeżeli te warunki są spełnione, to pracownik stanowi z punktu widzenia podatku stały zakład zagranicznego przedsiębiorstwa w Niemczech. Pracodawca jest zobowiązany do wypełniania obowiązków, takich jak potrącanie podatku od wynagrodzeń i odprowadzenie do właściwego urzędu skarbowego w Niemczech. W tym celu należy prowadzić księgowość płacową (kadry pałc) zgodnie z niemieckim prawem podatkowym. Ponadto, mogą wystąpić konsekwencje w zakresie podatku dochodowego dla polskiej spółki, a tym samym podział zysków spółki pomiędzy Polskę i Niemcy.

Należy zauważyć, że dyrektorzy zarządzający zagranicznego przedsiębiorstwa mogą również założyć w Niemczech stałą siedzibę zarządu. Może to prowadzić do konsekwencji w zakresie podatku dochodowego w Niemczech.

Obowiązek pobierania podatku od wynagrodzeń w przypadku transgranicznego wynajmowania pracowników zostanie omówiony w osobnym artykule.

II. Pracownicy

Zobowiązanie z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych

Niezależnie od utworzenia zakładu dla celów podatku od wynagrodzeń, obowiązek podatkowy w zakresie podatku od wynagrodzeń może powstać dla pracownika w Niemczech, jeśli np. założy on w Niemczech miejsce zamieszkania. W związku z nieograniczonym obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego, może być zobowiązany do złożenia zeznania podatkowego. Należy to sprawdzić w każdym indywidualnym przypadku.

Podatek od wynagrodzeń w Niemczech, podatek w Niemczech, delegacja do Niemiec, kadry płac Niemcy, kadry płac w Niemczech