Loi sur la protection des lanceurs d‘alerte (HinSchG) en Allemagne: Ce qui changera à l’avenir pour vous et votre entreprise

La nouvelle Loi sur la protection des lanceurs d’alerte (“Hinweisschutzgesetz, HinSchG”) est entrée en vigueur le 2.7.2023 en Allemagne. L’objectif de la nouvelle réglementation est de protéger les employés d’entreprises et d’autres institutions contre les préjudices lorsqu’ils font part d’informations sur des dysfonctionnements et des violations potentielles de la loi. Ces personnes sont également appelées « whistleblowers » ou « informateurs ».

La Loi sur la protection des lanceurs d’alerte prévoit la création de service d’alerte internes et externes ainsi que l’interdiction de représailles.

Que signifie la loi sur la protection des lanceurs d’alerte pour vous et votre entreprise ?

1. Création de service interne de signalement

Les entreprises et organisations de 50 salariés et plus doivent installer et gérer des systèmes de signalement internes sûrs. Les entreprises employant entre 50 et 249 personnes ne devront avoir mis en place les systèmes de signalement qu’à partir du 17 décembre 2023, tandis que les entreprises employant plus de salariés devront le faire dès maintenant. Les entreprises et organisations de moins de 50 salariés qui ont toutefois installé (volontairement) un système de signalement doivent également se conformer aux exigences légales.

Dans les entreprises dotées d’un comité d’entreprise, il convient de tenir compte du fait que ce dernier dispose de droits de codécision en ce qui concerne l’organisation du système d’alerte, puisque les parties à l’entreprise doivent conclure un accord d’entreprise.

Les personnes chargées des tâches d’un service interne d’alerte doivent agir de manière indépendante dans l’exercice de leurs fonctions. Elles peuvent assumer d’autres tâches et obligations en plus de leur travail pour le service interne d’alerte. Il convient toutefois de s’assurer que ces tâches et obligations n’entraînent pas de conflits d’intérêts (article 15, paragraphe 1, de la HinSchG).

Les employeurs veillent en outre à ce que les personnes chargées des tâches d’un service interne d’alerte disposent des compétences nécessaires (article 15, paragraphe 2, de la HinSchG).

2. Déroulement d’une notification

Le lanceur d’alerte a le droit de choisir entre un service d’alerte interne ou externe. Le signalement interne est sur un pied d’égalité avec le signalement externe.

Les lanceurs d’alerte doivent avoir la possibilité de faire des signalements oralement, par écrit ou en personne. Les signalements anonymes doivent également être acceptés.

En cas d’utilisation du signalement interne par le lanceur d’alerte, le signalement reste dans l’entreprise. Dans ce cas, l’entreprise peut (dans un premier temps) traiter le signalement et enquêter sur les faits sans intervention d’organismes externes, tels que les autorités.

Pour que le système de protection des lanceurs d’alerte soit adopté et accepté par vos collaborateurs, le contenu du signalement et les identités doivent impérativement être protégés par le service interne d’alerte. Cela s’étend aussi bien aux lanceurs d’alerte eux-mêmes qu’à toutes les autres personnes concernées par un signalement. En revanche, si les infractions signalées n’entrent pas dans le champ d’application de la loi sur la protection des lanceurs d’alerte, l’obligation de confidentialité ne s’étend pas aux lanceurs d’alerte. Quelques autres exceptions s’appliquent également (§§ 8 s. HinSchG).

Seules les personnes chargées de recevoir les signalements ou d’en assurer le suivi, ainsi que les personnes qui apportent leur aide dans ce cadre, sont autorisées à connaître l’identité des personnes. Seules ces personnes doivent avoir accès aux signalements reçus.

Il est également possible d’installer un système d’alerte auprès d’un médiateur (« Ombudsmann »).

En cas de signalement, le service interne de signalement doit le confirmer à l’auteur du signalement dans un délai de 7 jours. Mais les signalements anonymes doivent également être suivis.

Dans un délai de trois mois, le service interne de signalement doit informer le lanceur d’alerte des mesures prises (par exemple, ouverture d’une enquête interne sur la conformité, transmission du signalement à une autorité compétente). Des obligations de documentation s’appliquent également.

Un bureau de signalement externe existe par exemple auprès de l’Office fédéral de la justice ; les Länder peuvent également mettre en place leurs propres service de signalement.

3. Qui est concerné par la loi sur la protection des lanceurs d’alerte (HinSchG) ?

La loi s’applique à toutes les personnes qui révèlent des informations sur des infractions commises dans le cadre de leur activité professionnelle. Ces infractions peuvent être, par exemple, des cas de fraude fiscale. Ce sont surtout les infractions au droit européen ou allemand, passibles de sanctions pénales ou d’amendes, qui entrent dans le champ d’application de la loi. Les informateurs peuvent être par exemple des salariés, des apprentis, des fonctionnaires, des indépendants, des actionnaires, des juges, des soldats ou encore des personnes assimilées à des salariés.

Important ! Renversement de la charge de la preuve

Si l’identité du lanceur d’alerte est connue, le fait qu’il ne soit pas pris en compte lors d’une promotion ou d’une mutation, ou encore le non-renouvellement d’un contrat de travail à durée déterminée, peut être considéré comme des « représailles ». Cela a pour conséquence que l’employeur doit prouver, en raison du renversement de la charge de la preuve, qu’il ne s’agit justement pas d’un désavantage pour le lanceur d’alerte en raison du signalement. Si cette preuve à décharge n’est pas apportée, des amendes peuvent être infligées à l’entreprise et le lanceur d’alerte peut réclamer des dommages et intérêts.

Sanctions

Comme pour toute loi, des sanctions sont prévues en cas de non-respect. Dans ce contexte, les scénarios suivants peuvent notamment donner lieu à des sanctions :

Vous exercez des représailles contre le lanceur d’alerte : jusqu’à 100.000 € d’amende.
Vous faites obstacle à un signalement ou à la communication qui s’ensuit : jusqu’à 100.000 € d’amende.
Vous tentez d’entraver un signalement ou d’utiliser des représailles : jusqu’à 100.000 € d’amende.
Vous ne respectez pas la confidentialité, intentionnellement ou à la légère : jusqu’à 100.000 € d’amende.
Vous ne veillez pas, malgré l’obligation, à la mise en place et au fonctionnement d’une cellule de signalement : jusqu’à 20.000 € d’amende.

Pour les autres infractions, les amendes peuvent atteindre 10.000 euros.

Mais les lanceurs d’alerte peuvent également être sanctionnés : Si une information contenant de fausses informations est signalée, le lanceur d’alerte est également passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 20.000 euros.

Nous vous conseillons volontiers pour la mise en place d’un service d’alerte et des processus correspondants.