Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG): Was sich für Sie und Ihr Unternehmen zukünftig ändert

Das Hinweisgeberschutzgesetz trat am 2.7.2023 in Kraft. Ziel der neuen Regelungen ist es, Mitarbeiter in Unternehmen und anderen Einrichtungen vor Benachteiligung zu schützen, wenn sie Hinweise auf Missstände und potenzielle Rechtsverstöße weitergeben. Solche Personen werden auch als Whistleblower bzw. Hinweisgeber bezeichnet.

Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht die Einrichtung interner und externer Meldestellen sowie ein Verbot von Repressalien vor.

Was bedeutet das Hinweisgeberschutzgesetz für Sie und Ihr Unternehmen?

1. Einrichtung von Meldestellen

Unternehmen und Organisationen ab 50 Beschäftigten müssen sichere interne Hinweisgebersysteme installieren und betreiben. Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern müssen die entsprechenden Meldestellen erst ab dem 17. Dezember 2023 eingerichtet haben, Unternehmen mit mehr Arbeitnehmer müssen dies ab sofort umsetzen. Unternehmen und Organisationen mit weniger als 50 Mitarbeiter, die aber (sozusagen freiwillig) ein Hinweisschutzgebersystem installiert haben, müssen sich auch an die gesetzlichen Vorgaben halten.

In Unternehmen mit Betriebsrat ist zu berücksichtigen, dass Letzterem bei der Ausgestaltung des Hinweisgebersystems Mitbestimmungsrechte zustehen, da dass die Betriebsparteien hier eine Betriebsvereinbarung abschließen müssen.

Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen müssen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig agieren. Sie dürfen neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Es ist dabei aber sicherzustellen, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenkonflikten führen (§ 15 Abs. 1 HinSchG).

Beschäftigungsgeber tragen zudem dafür Sorge, dass die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen (§ 15 Abs. 2 HinSchG)

2. Ablauf einer Meldung

Der Hinweisgeber hat das Wahlrecht zwischen einer internen oder externen Meldestelle. Die interne Meldung steht gleichberechtigt neben der externen Meldung.

Whistleblower müssen die Möglichkeit haben, Hinweise mündlich, schriftlich oder persönlich abzugeben. Anonyme Hinweise müssen auch akzeptiert werden.

Bei Nutzung der internen Meldung durch die hinweisgebende Person verbleibt die Meldung im Unternehmen. Das Unternehmen kann in diesem Fall (zunächst) ohne Einmischung externer Stellen, wie etwa Behörden, mit der Meldung umgehen und den Sachverhalt ermitteln.

Damit das Hinweisgeberschutzsystem von Ihren Mitarbeitern angenommen und akzeptiert wird, müssen der Inhalt der Meldung sowie die Identitäten vonseiten der internen Meldestelle zwingend geschützt werden. Das erstreckt sich sowohl auf die Hinweisgeber selbst als auch auf alle weiteren Personen, die aufgrund einer Meldung betroffen sind. Fallen gemeldete Verstöße hingegen nicht in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes, erstreckt sich das Vertraulichkeitsgebot nicht auf den Hinweisgeber. Es gelten zudem einige weitere Ausnahmen (§§ 8 f. HinSchG).

Es ist auch möglich, eine Meldestelle bei einem Ombudsmann einzurichten.

Lediglich die Personen, die Meldungen entgegennehmen oder Folgemaßnahmen ergreifen sowie Personen, die hierbei unterstützen, dürfen die Identität der Personen erfahren. Nur diese Personen sollen Zugriff auf eingehende Hinweise erhalten.

Wird ein Hinweis abgegeben, muss die interne Meldestelle dies dem Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen bestätigen. Aber auch anonymen Hinweisen soll nachgegangen werden.

Binnen drei Monaten muss die Meldestelle den Whistleblower über die ergriffenen Maßnahmen informieren (z. B. Einleitung interner Compliance-Untersuchungen, Weiterleitung der Meldung an eine zuständige Behörde). Es gelten ferner Dokumentationspflichten.

Eine externe Meldestelle gibt es z. B. beim Bundesamt für Justiz; die Bundesländer können auch eigene Meldestellen einrichten.

3. Wer wird vom Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) erfasst?

Anwendung findet das Gesetz bei allen Personen, die Informationen zu Verstößen im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit offenlegen. Bei den Verstößen kann es sich beispielsweise um Steuerhinterziehung handeln. Vor allem Verstöße gegen das EU- bzw. deutsche Recht, die straf- oder bußgeldbewehrt sind, fallen in den Anwendungsbereich des Gesetzes. Hinweisgeber können z. B. Arbeitnehmer, Auszubildende, Beamte, Selbstständige, Anteilseigner, Richter, Soldaten oder auch arbeitnehmerähnliche Personen sein.

Wichtig! Beweislastumkehr

Ist die Identität des Whistleblowers bekannt, könnte womöglich bereits seine Nichtberücksichtigung bei einer anstehenden Beförderung, Versetzung oder auch die Nicht-Verlängerung eines befristeten Arbeitsvertrages als „Repressalie“ gewertet werden. Dies hat zur Folge, dass der Arbeitgeber aufgrund der Beweislastumkehr beweisen muss, dass dies gerade keine Benachteiligung des Whistleblowers wegen der abgegebenen Meldung war. Gelingt dieser Entlastungsbeweis nicht, drohen Bußgelder gegenüber dem Unternehmen und Schadenersatzansprüche des Whistleblowers.

Sanktionen

Wie bei jedem Gesetz sind auch in diesem Fall Strafen bei Verstößen vorgesehen. Hierbei kann es u. a. zu folgenden Szenarien kommen, die zu Sanktionen führen:
Sie setzen eine Repressalie gegen den Whistleblower ein: bis zu 100.000 € Bußgeld.
Sie behindern eine Meldung oder die daraufhin folgende Kommunikation: bis zu 100.000 € Bußgeld.
Sie versuchen, eine Meldung zu behindern oder eine Repressalie einzusetzen: bis zu 100.000 € Bußgeld.
Sie wahren vorsätzlich oder leichtfertig keine Vertraulichkeit: bis zu 100.000 € Bußgeld.
Sie sorgen trotz Pflicht nicht dafür, dass eine Meldestelle eingerichtet ist und betreiben wird: bis zu 20.000 € Bußgeld.

Bei anderen Verstößen werden Geldbußen in Höhe von bis zu 10.000 Euro fällig.

Aber auch Whistleblower können bestraft werden: Kommt es zu einer Meldung eines Hinweises mit falschen Informationen, kommt auf den Hinweisgeber ebenfalls ein Bußgeld in Höhe von bis zu 20.000 Euro zu.

Wir beraten Sie gerne bei der Implementierung einer Meldestelle und der dazugehörenden Prozesse.